Mengurus Sendiri Visa UK/Inggris di Jakarta dan Jerman

Pada dasarnya mengurus visa sendiri itu mudah. Asalkan data diri kita lengkap, tujuan bepergian jelas dan ada dana yang cukup untuk membiayai perjalanan. Berdasarkan keyakinan itulah saya mengurus sendiri pembuatan Visa UK atau Visa Inggris untuk traveling sekeluarga tanpa bantuan travel agent, sama seperti pengurusan visa kami sebelumnya.

Yang unik dalam pembuatan visa Inggris kali ini adalah, saya mengurus semua pengisian dan kelengkapan dokumen untuk anggota keluarga di Jakarta (Saya, Suami dan si Bungsu), dan juga untuk si Sulung yang sedang study di Jerman, yang akan mengurus penyerahan dokumennya di Jerman.

Rencana liburan kami nanti diawali dengan menjemput si Sulung dulu di Jerman lalu bersama-sama jalan ke London. Terpaksa aplikasi visa Inggris Si Sulung saya isi secara online di Jakarta, karena history perjalanan di passport lama ada di Indonesia. Demikian juga detail info tentang kereta ke London dan hotel yang kami booking di London, saya yang lebih tahu. Pokoknya si Sulung tahu beres untuk pengisian form aplikasi visa Inggris. Ia hanya perlu melengkapi dengan beberapa dokumen yang diterbitkan di Jerman.

Perbedaan kota dan negara untuk aplikasi visa Inggris inilah yang membuat saya deg-degan apakah proses yang saya lakukan benar atau tidak. Saya sempat googling untuk mencari pengalaman sejenis ternyata belum ada. Sehingga saya benar-benar hanya mengandalkan info dari website resmi visa UK.

Mengenal Visa Application Center (VAC)

Inggris Raya atau United Kingdom atau Great Britain, adalah salah satu negara yang menunjuk pihak ketiga (disebut Visa Application Center atau VAC) untuk penerimaan berkas/dokumen visa. Terbiasa dengan menurus visa Schengen langsung di kedutaan Jerman, maka saya merasa agak kagok mengurus visa Inggris  lewat pihak ketiga atau VAC. Pihak ketiga ini bukan travel agent seperti Pan*rama atau Bay*B*ana ya, tapi pihak khusus yang dipercaya negara tertentu untuk mewakili proses aplikasi visa semua visitor yang akan berkunjung ke negaranya.

VAC hanya bertugas menerima berkas/dokumen visa bukan penentu di-approve tidaknya visa kita. VAC tidak mengecek kelengkapan dokumen, hanya mengecek kelengkapan pembayaran, mengambil foto dan sidik jari lalu langsung mengirim berkas ke kedutaan Inggris di negara terdekat yang ditunjuk.  Untuk Asia Tenggara, dokumen dikirim ke Manila-Filipina (hiiih…seperti negara paling aman aja se-Asteng) Jadi kalau apes ada dokumen kurang, ya langsung aja ditolak visanya dan ulang lagi dari awal prosesnya.

---

Update Feb 2017: Saya memulai semua administrasi visa UK pada akhir Oktober 2016. Saat itu website visa UK sedang dalam perbaikan agar lebih mudah dimengerti. Syarat-syaratnya pun sedang dalam perubahan untuk memudahkan applicant. Sejak January 2017 ada perubahan yang signifikan dalam mengirim berkas dokumen. Silakan baca website resminya sebagai panduan dalam apply visa. Tulisan ini hanya menceritakan pengalaman, bukan panduan.

---

VAC yang ditunjuk Pemerintah Inggris untuk pengurusan Visa UK di Indonesia adalah VFS Global. Kantornya di Jakarta ada di Kuningan City Mall, lantai 2. VFS Global tidak hanya menerima pengurusan Visa UK tapi juga Visa Australia, NZ, Canada dan beberapa negara Schengen. Untuk visa beberapa negara Schengen diproses di kantor VFS Global di lantai 1.

Sedangkan VAC untuk apply visa UK/Inggris dari negara-negara Eropa, Pemerintah Inggris menunjuk TLScontact sebagai pihak ketiga. Untuk negara Jerman, TLScontact ada di kota Berlin, Dusseldorf dan Munich. Karena si Sulung study di Cologne, maka kota terdekat adalah Dusseldorf. Hanya 30 menit perjalanan dengan kereta.

Mempelajari Website Resminya

Baik VFS Global maupun TLScontact mempunyai website resminya masing-masing yang menjelasakan layanan yang mereka berikan. Berikut ini web resmi VFS Indonesia untuk pengurusan Visa UK dan ini web resmi TLScontact Jerman untuk visa UK . Semua web resmi pihak ketiga dari seluruh dunia akan diarahkan ke link yang sama untuk pengisian formulir Pendaftaran secara online, yaitu web resmi Pemerintah Inggris untuk Imigrasi dan Visa.

Ikuti saja semua tahap dari Visa Applicant Center. Mula-mula anda akan diarahkan untuk mengetahui, visa apa yang tepat untuk anda memasuki UK, melalui link berikut. Ada 9 alasan yang tersedia untuk menentukan jenis visa, yaitu:

1. Tourism, including visiting friends or family
2. Work, academic visit or business
3. Study
4. Transit (on your way to somewhere else)
5. Join partner or family for a long stay
6. Get married or enter into a civil partnership
7. Visit your child at school
8. Get private medical treatment
9. For official diplomatic or government business (including transit through the UK)

Saya Pilih no.1 lalu klik Next. Maka page berikutnya menunjukkan bahwa visa yang saya perlukan adalah Standard Visitor Visa. Klik tulisan itu maka anda akan diberikan info mengenai cara apply jenis visa tersebut. Diantaranya adalah:

1. “Overview” menjelasakan visa standar itu untk apa aja, berapa lama boleh tinggal di UK, berapa lama visanya jadi, dll baca sendiri.
2. “Eligibility” menunjukkan kewajiban kita sebagai pengguna visa standar, spt harus segera cabut dari Inggris begitu masa kunjung habis, duitnya kudu cukup, gak boleh kerja di sana apalagi menikah sama orang Inggris, dll
3. “Document you must provide”. Baca sendiri karena setiap tujuan kunjungan punya kebutuhan berbeda. Yang jelas harus punya passport

Mengisi Form Aplikasi Online

Selanjutnya anda akan diarahkan mengisi form aplikasi online. Untuk mengisi form tersebut , applicant harus registrasi terlebih dahulu dengan mengisi alamat email yang valid dan password. Jangan sampai lupa ya passwordnya. Saat mengisi form, siapkan dulu dokumen pendukung seperti passport yang berlaku dan passport sebelumnya. History perjalanan anda ke luar negri akan dilihat hingga 10 tahun terakhir. Sediakan waktu yang cukup dan kondisi yang tenang untuk mengisi form yang terdiri dari bagian per bagian.

Menurut saya, formnya sangat mudah dimengerti dan diikuti instruksinya. Enaknya lagi, kita tidak harus mengisi form langsung jadi dalam satu kesempatan seperti visa schengen Jerman, tapi di tengah jalan bisa di “save to return”. Artinya, melalui link yang terkirim ke email anda, bila diklik dan mengisi password, maka bagian form yang yang terakhir anda isi akan terbuka. Bahkan anda bisa mengedit bagian sebelumnya kalau ada kesalahan.

Yang perlu itung-itungan adalah pengisian data keuangan. Selain penghasilan, juga ditanya berapa spend rutin bulanan, berapa biaya yang akan dihabiskan di UK. Hitung dulu dengan cermat supaya ujung-ujungnya tidak besar pasak daripada tiang.

Pastikan seluruh dokumen sudah benar sebelum tiba pada bagian pembayaran. Karena kalau sudah bayar (pakai kartu kredit) maka proses edit tidak bisa dilakukan lagi.

---

Biaya Pembuatan Visa Inggris di Jakarta adalah 110 USD. Ini adalah biaya normal. Kalau mau proses yang lebih cepat karena waktu yang sudah mepet, maka ada express fee yang tentunya lebih mahal. Sedangkan biaya pembuatan Visa UK di Jerman dikenakan fee 163 Euro (mahal beneeer…)

---

Halaman terakhir adalah menentukan tanggal dan jam janji temu untuk penyerahan dokumen ke VFS. Untuk di Jakarta, saya pilih jam 7 pagi supaya Suami bisa langsung lanjut ke kantor dan si Bungsu cukup ijin datang terlambat ke Sekolah. Sedangkan untuk appointment di Jerman, saya janjian dulu dengan si Sulung kapan waktu kuliah yang kosong supaya dia bisa ke Dusseldorf.

Janji temu ini bisa diubah sebelum 24 jam. Hal ini yang saya lakukan untuk si Sulung yang mendadak ada kuliah pengganti di waktu tersebut. Tepat 30 jam sebelum waktu janji temu, saya bisa mengubah waktunya ke minggu depan. Agak kecewa juga dengan pergeseran waktu si Sulung. Semula janji temu di Jakarta dan di Jerman saya buat hanya selang 2 hari, agar saat diproses dan crosscheck data di pihak imigrasi Inggris, data kami yang di Jakarta dan data si Sulung yang di Jerman langsung tersedia. Mungkin karena rentang waktu yang jauh inilah maka visa kami akhirnya lama jadinya.

Menyiapkan Dokumen Pendukung

Kerepotan yang kedua adalah kelengkapan dokumen. Inggris mewajibkan semua dokumen Kependudukan Indonesia (akta kelahiran, Surat Nikah, kartu keluarga, dll) harus di-translate ke Bahasa Inggris dengan penerjemah yang berlisensi. Googling saja maka banyak penerjemah seperti itu tersedia. Saya pilih yang websitenya bonafide dan harganya cukup ramah di kantong.

List Dokumen yang diperlukan, baru diberitahukan saat anda selesai mengisi form online. Document checklist ini akan berbeda tergantung jenis visa apa yang mau di-apply dan keadaan Anda saat itu. Untuk kasus saya yang muncul di Checklist Document adalah:

1. Passport (yang masih berlaku dan passport sebelumnya) plus copynya
2. Information About Your Visit (ada bbrp pilihan, dan saya pilih submit Train Ticket untuk masuk dan keluar Inggris)
3. Money (bank statement pribadi atau bank statement orang yang membiayai. Dalam kasus saya karena yang membiayai suami maka saya lampirkan juga Akte Nikah)
4. Home Address (dokumen apapun yang menunjukkan tempat tinggal. Saya lampirkan Kartu keluarga yang sudah diterjemahkan dan copy aslinya)
5. Evidence of Assets (bukti kalau anda punya property di negara asal, sehingga terlihat tidak kepingin lanjut tinggal di UK). Saya lampirkan saja fotocopy bukti bayar PBB tanpa diterjemahkan segala. Hanya saya stabilo alamatnya supaya ketahuan sama dengan alamat di Kartu Keluarga. Gemes juga saya…harus membuktikan seberapa banyak sih kekayaan kita untuk masuk ke Inggris? Memangnya data tabungan saja tidak cukup apa? #EmakEmakSewot.
6. Acommodation in the UK (print out booking hotel)
7. Additional Information (Saya lampirkan akte kelahiran kedua anak, baik terjemahan maupun copy aslinya. Karena saya menyebutkan di form bahwa saya pergi bersama suami dan kedua anak. Saya lampirkan juga Travel insurance yang mengcover perjalanan ke Schengen Countries dan UK)

Untuk dokumen pendukung yang diperlukan si Sulung di Jerman, saya cukup mengirim lewat email dokumen berikut:

• Hasil  scan berwarna dokumen asli dan terjemahannya untu akta lahir dan kartu keluarga. (Saya minta si Sulung men-stabilo nama saya agar sama dengan nama di bookingan hotel dan kereta)
• Hasil scan berwarna passport lama. Saya nekad tidak kirimkan dokumen aslinya karena takut hilang atau terlambat tibanya. (mahal juga ongkirnya …)
• File Pdf bookingan kereta dan hotel

Sedangkan dokumen asli yang harus disiapkan sendiri oleh si Sulung adalah:

• Passport yang berlaku termasuk di dalamnya visa study Jerman yang masih berlaku hingga masa tinggal di Inggris berakhir
• Dokumen keterangan tinggal dari asrama
• Surat keterangan mahasiswa
• Rekening tabungannya (yang isinya tinggal dua ribuan Euro saja).

Saya sengaja tidak kirimkan scan jumlah tabungan Bapaknya sebagai sponsor yang membiayai perjalanan. Tapi di form aplikasi visa si Sulung, saya tuliskan keterangan: “Perjalanan ke UK ini di-arrange dan dibiayai oleh orang tua saya di Indonesia, dimana kami akan berangkat bersama-sama dari Jerman dan pulang kembali ke Indonesia tanggal sekian. Terlampir tiket pesawat pulang saya ke Indonesia”. Menurut saya, penting disebutkan kalau kami akan pulang ke negara asal dan sama sekali tidak berniat tinggal dengan Pangeran William atau personil One Direction.

Sebaliknya, di form aplikasi suami dan saya pun, saya tulis keterangan bahwa kami akan pergi ke UK dengan anak sulung yang saat ini sedang study di Jerman. Semua biaya perjalanan, kami yang tanggung. Saya berharap bila dilakukan cross check data oleh pihak imigrasi Inggris, maka semuanya akan matching.

Datang Sesuai Janji Temu

Pada tanggal yang telah ditentukan, kami yang di Jakarta datang ke Kuningan City Mall jam 6.40 pagi. Karena pintu depan mall belum buka, kami masuk melalui pintu di lantai 1 parkiran. Ada petugas kok yang mengarahkan orang-orang yang datang pagi untuk apply visa. Suasana mall tidak membuat proses apply visa Inggris ini “seseram” apply visa Schengen di Kedutaan Jerman. Meski demikian body screaning tetap dilakuan juga di pintu masuk.

Pelayanannya cukup professional. Ada mesin pengambilan nomor urut yang dijaga petugas yang dengan senang hati membantu kita. Lalu kita dipersilakan duduk di kursi yang banyak tersedia sambil melihat layar TV menunggu nomor kita muncul. Dalam satu ruangan tunggu yang besar itu, sebelah kiri adalah untuk pengurusan Visa UK, sedangkan di tengah dan kanan untuk Visa New Zealand dan Australia. Kalau datang pagi, lebih banyak petugas di belakang loket daripada orang yang datang untuk apply Visa. Jadi prosesnya sangat cepat. Kami hanya duduk sebentar, nomor sudah dipanggil. Satu orang menghadapi satu petugas. Saya menjelasakan bahwa kami bertiga yang duduk bersisian ini adalah satu keluarga.

Proses penyerahan dokumen ke petugas di balik loket juga sangat cepat, karena dokumen tidak terlalu dicek kelengkapannya. Yang penting passport lama dan baru ada, print out form yang diisi ada, bundelan dokumen ada, dan bukti pembayaran ada. Tidak ada proses interview. Hanya disuruh tanda tangan di form isian, lalu tanpa banyak cakap petugas memberikan bukti serah terima dokumen, dan kami dipersilakan menunggu untuk proses berikutnya.  Saya juga menandatangani form isian si Bungsu yang masih terhitung anak (minor). Kebetulan si Bungsu  dilayani petugas tepat di samping saya.

Menunggu lagi sekitar 5-7 menit, kami dipanggil satu persatu ke ruangan khusus untuk foto biometric dan pengambilan sidik jari. Lagi-lagi si Bungsu harus didampingi salah satu orangtua saat pengambilan foto. Rasanya kurang dari 30 menit kami bertiga selesai melewati semua proses. Sampai saya bertanya ke petugas foto “Udahan nih gini aja? Kami boleh pulang?” Dengan ramah petugas foto mengiyakan dan mengingatkan kami untuk mengecek email, karena pemberitahuan dikirim melalui email.

Proses pengurusan visa Inggris si Sulung di TLS Contact Dusseldorf tidak bisa saya ceritakan. Si Sulung tidak banyak cerita karena sedang sibuk mengerjakan tugas mid semester. Semua scan dokumen yang saya kirim melalui email dia print warna dan dilengkapi dengan dokumen Jerman yang tidak sempat dia terjemahkan ke Inggris. Secara terburu-buru dia ke Dusseldorf dan hanya update “Pokoknya sudah beres Ma…tenang aja.”

Bagaimana saya bisa tenang, mengingat si Sulung yang rada slordig. Berangkatnya aja harus saya telpon lewat whatsapp. Saya khawatir udara dingin awal musim dingin membuatnya nyaman meringkuk dibalik selimut. Saya juga khwatir, jangan-jangan ada dokumen yang ketinggalan, benarkah dia datang tidak terlambat, nama saya sudah distabilo belum, sudah ditandatangan belum ya dokumennya … dan masih banyak kekhawatiran saya yang lain. Ternyata oh ternyata…justru visa Inggris si Sulung jadi duluan. Kira-kira seminggu setelah si Sulung ke Dusseldorf, sudah ada email pemberitahuan visa Inggrisnya sudah selesai dan bisa diambil ke Dusseldorf. Sedangkan kami yang di Jakarta, dimana dokumen saya siapkan dengan cermat dan hati-hati, belum ada kabar sama sekali. Kami masih menunggu seminggu lebih setelah visa si Sulung jadi, berarti 3 minggu sejak janji temu di KunCit, baru dapat email pemberitahuan. Puji Tuhan ….jadilah kami berempat ke London.

Ohya … email pemberitahuan hanya memberi info bahwa passport sudah bisa diambil. Tidak disebut di email apakah visa Inggris kami ditolak atau didapatkan. Jadi proses deg-degan berlanjut sampai saya datang ke KunCit, membuka paket kiriman dari Philipina, dimana di dalamnya ada dokumen terjemahan asli yang dikembalikan dan passport. Dan sorak sorai bergembira baru dirasakan setelah terlihat visa UK dengan kerennya mejeng di passport.

Pengambilan passport dan visa Inggris saya lakukan sendiri dengan membawa Kartu Keluarga dan surat kuasa dari suami. Format surat kuasa disediakan oleh VFS Global, suami tinggal mengisi nama dan tandatangan. Pengambilan tetap di Kuncit antara Jam 12.00 hingga Jam 17.00. Visa berlaku hingga 6 bulan sejak dikeluarkan. Hmmm…jadi pingin balik lagi ke UK.